Die optimale Werkstattsoftware

Digitalisierte Geschäftsprozesse sind heutzutage bereits gängige Praxis und erleichtern die tägliche Arbeit – so auch in vielen Kfz-Werkstätten. Gute Software vereinfacht Arbeitsabläufe und spart Zeit, sodass sich die Mitarbeiter auf das Kerngeschäft fokussieren können. Im Interview haben wir mit Jürgen und Martin Gottheil, Inhaber des Autohaus Gottheil in Coesfeld, Julia Marra (ALLDATA) und Marcel Rabe (Werkstattsoftware WM SE) über den Einsatz von Software in der Werkstatt gesprochen. Freuen Sie sich auf einen spannenden Praxisbericht.

Das Autohaus Gottheil nutzt die repdoc cloud der WM SE sowie ALLDATA Repair®. Mit der Werkstattsoftware der WM SE lassen sich unter anderem plattform- und ortsunabhängig alle Geschäftsabläufe einsehen und bearbeiten, Ersatzteile bestellen sowie wichtige technische Informationen abrufen und einsehen. Das Unternehmen ALLDATA hat sich mit seinem Produkt ALLDATA Repair® darauf spezialisiert, durch den Einsatz von Software die Produktivität und Genauigkeit der Kfz-Werkstätten zu steigern und gleichzeitig Reparaturstandards auf höchstem Niveau einzuhalten. Das Programm stellt aktuelle Wartungs- und Reparaturdaten direkt vom Hersteller zur Verfügung und ist mit einer Fahrzeugabdeckung von rund 95% aller Fahrzeuge das führende Produkt für OEM-Reparaturinformationen.en Mitarbeiter gestärkt. Zudem wird durch diese Weiterbildung Kapazität an anderer Stelle freigeräumt.

Marcel Rabe, WM SE: Als einer der ersten Kunden nutzt ihr bereits seit rund drei Jahren die Werkstattsoftware “repdoc cloud” – was spricht eurer Meinung nach für den Einsatz dieser cloudbasierten Werkstattsoftwarelösung?

Martin Gottheil: Wir haben uns im Zuge unseres Umzugs für den Umstieg auf die repdoc cloud entschieden. Ich muss sagen, erst mussten wir uns noch an das Programm gewöhnen, aber heute kann ich sagen:

Die Datensicherung läuft automatisch und unkompliziert, da alles über die Cloud geregelt ist. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass wir von überall auf unsere Daten zugreifen können. Außerdem gibt es immer aktuelle Updates, sodass wir mit der Software auf dem neusten Stand sind. Das Programm ist sehr verständlich aufgebaut und dadurch super einfach zu bedienen. Sollte doch mal schnell Unterstützung benötigt werden, ist die Hotline Gold wert, da diese sechs Tage die Woche erreichbar ist Schadensbilder direkt vor Ort erfassen, welche entsprechend in der Cloud bei dem richtigen Kunden oder Beleg abgespeichert werden. Natürlich ist auch eine Belegerstellung, wie ein Kostenvoranschlag, von unterwegs möglich. Nicht zu vergessen ist, dass die Werkstatt immer und überall über die App auf den Werkstattkalender und die Werkstattdaten zugreifen kann. Wir entwickeln den Bereich der Werkstattsoftware stetig weiter, um den Nutzen für unsere Kunden weiter zu erhöhen. Damit unterstützen wir die Werkstätten dabei, sich zukunftsgerecht.

Jürgen Gottheil: Ein großer Pluspunkt für mich ist die Flexibilität. Man kann von zuhause das ein oder andere erledigen und einsehen, wie beispielsweise bei WM Teile bestellen, die dann am nächsten Tag direkt mit der ersten Tour um 8 Uhr da sind. Das ist super praktisch. Außerdem lassen sich von überall Terminkalender und Belege der aktuellen Aufträge einsehen. Kleiner Nachteil daran, man macht manchmal nicht so früh Feierabend.

Marcel Rabe, WM: Nutzt ihr auch die repdoc-App?

Jürgen Gottheil: Ja klar, über die App nutzen wir vor allem den Fahrzeugscheinscanner. Das Einscannen des Fahrzeugscheines ist super einfach und die Daten werden sehr genau übertragen. Dadurch entfällt für uns das händische Erfassen von Kunden- und Fahrzeugdaten, was eine große Zeitersparnis ist.

Julia Marra, ALLDATA: Auch bei uns seid ihr ein Kunde der ersten Stunde. Warum habt ihr euch für ALLDATA entschieden und inwiefern erleichtert euch das Programm den Arbeitsalltag?

Jürgen Gottheil: Uns wurde das Programm damals durch WM vorgestellt und wir waren uns direkt sicher, dass ALLDATA eine lohnenswerte Arbeitserleichterung darstellen wird. In der Zeit, in der man sonst alles zeitaufwändig eigenständig raussuchen müsste, z.B. Arbeitsabläufe oder Drehmomente, kann man durch die Zusammenarbeit mit ALLDATA bereits andere Dinge erledigen. Das spart enorm Zeit. Damit sind wir echt sehr gut zufrieden!

Martin Gottheil: Die Wartungspläne erleichtern uns den Arbeitsablauf sehr. Wir stellen morgens die Anfrage und ca. eine Stunde später haben wir dann schon den Wartungsplan vorliegen. Hierüber prüfen wir auch, ob eine Rückruf-Aktion vom Hersteller offen ist.

Julia Marra: Das Produkt hat sich im Laufe der Jahre weiterentwickelt. Was waren für euch die besten Veränderungen in all den Jahren?

Jürgen Gottheil: Besonders die Lesezeichen sind eine enorme Erleichterung. Dokumente gehen so nicht mehr verloren und wir können den Kollegen die Dokumente im Vorhinein raussuchen und abspeichern. Auch die Suchfunktion hat sich enorm verbessert. Zu Beginn konnten wir außerdem das Fahrzeug nur manuell auswählen. Mittlerweile geht das auch über die Schlüsselnummer. Man muss die Fahrzeuge nicht lange suchen, sondern gibt ganz einfach nur eine Schlüsselnummer ein und dann werden einem die Fahrzeuge schon vorgeschlagen.

Julia Marra: Ihr benutzt das Programm fast jeden Tag, wie sieht euer Arbeitsablauf damit aus?

Jürgen Gottheil: Das, was wir am häufigsten nutzen, sind tatsächlich die von Martin angesprochenen Wartungspläne. Über den Button “Wartungsintervalle” geben wir die Fahrzeugdaten ein und bekommen dann einen individuellen Wartungsplan, zugeschnitten auf das entsprechende Fahrzeug, erstellt und hinterlegt.

Julia Marra: An dieser Stelle noch kurz die Erklärung zu den verschiedenen Anfragen. Wir haben einmal die Wartungsanfragen. Hier kann man die individuellen Wartungspläne anfragen. Erstellt werden diese Wartungspläne vom ALLDATA Info Center. Das Team, bestehend aus Kfz-Technikern und -Meistern, bearbeitet jede Anfrage individuell. Anhand der angegeben Daten erstellt das Info Center Team beim Hersteller den Plan und hinterlegt diesen dann in der Anfrage. Zum anderen kann die Werkstatt über “Info Center” Dokumente anfragen, die wir noch nicht im Produkt hinterlegt haben. Kurz zu unserem Ablauf: Wir bekommen die Daten vom Hersteller auf unterschiedliche Weise zur Verfügung gestellt. Nach Erhalt laden wir diese eins zu eins in unser Produkt hoch und ordnen diese in unsere Struktur ein. Dieser Prozess klingt simpel, ist aber sehr zeitaufwändig. Da kann es natürlich aufgrund der Bereitstellung der Hersteller zu zeitlichen Verzögerungen kommen. Das bedeutet, sollte mal ein Modell oder ein Dokument fehlen, dann kann die Werkstatt eine Info Center-Anfrage stellen und das Team sucht das angefragte Dokument direkt beim Hersteller und stellt es dem Kunden über seine Anfrage in ALLDATA Repair® zur Verfügung. Auch hier wird jede Anfrage individuell vom Team bearbeitet.

Marcel Rabe: Nutzt ihr die Info-Anfragen von ALLDATA?

Jürgen Gottheil: Ja, die nutzen wir auch. Wenn noch nichts hinterlegt ist, müssen wir anfragen. Manchmal nutzen wir die Info-Anfragen aber auch, wenn Informationen und Reparatur-Daten nicht auf Anhieb zu finden sind. Dann kann man auch eine solche Anfrage stellen und parallel etwas anderes erledigen. Das klappt auch super.

Julia Marra: Übrigens ein weiterer Vorteil bei uns ist, dass wir einen gesamten Prozess abbilden. Es gibt ja bei jeder Tätigkeit auch noch Vor- und Nacharbeiten. Die Kollegen aus dem Info Center schauen auch immer welche Vor- und Nacharbeiten in der Werkstatt noch gemacht werden müssen und ergänzen diese in den entsprechenden Dokumenten.

Julia Marra: Wenn eine andere Werkstatt euch fragen würde, warum sollte man ALLDATA nutzen, was wäre da eure Empfehlung?

Jürgen Gottheil: ALLDATA erleichtert auf jeden Fall das Arbeiten, denn es gibt einen detaillierten Arbeitsablauf wie alles funktioniert. Kommt nun beispielsweise ein Auto mit einem kaputten Rücklicht in die Werkstatt, wissen wir durch ALLDATA exakt welche Kniffe gefordert sind, dementsprechend können Arbeiten sehr zielgerichtet ausgeführt werden. Das spart nicht nur Arbeitszeit sondern auch Geld. Neben dem Arbeitsablauf wird außerdem aufgeführt, welches Spezialwerkzeug benötigt wird. Das alles selbst rauszusuchen, würde deutlich länger dauern.

Julia Marra: Perfekt, das ist exakt der Mehrwert, den wir mit unserem Programm bieten wollen. Gibt es unabhängig von unserem Produkt aktuell Herausforderungen, vor denen ihr steht?

Martin Gottheil: Das Thema Personalsuche ist aktuell eine große Herausforderung. Alleine hier in Coesfeld gibt es bestimmt vier oder fünf Werkstätten, die alle Suchen. Wir können auf jeden Fall auch noch Unterstützung in der Werkstatt gebrauchen. Sonst läuft alles, die Auftragslage ist gut, die Arbeitsbedingungen hier in unserer Werkstatt passen.

Julia Marra: Ja das Thema ist aktuell echt allgegenwärtig. Wir haben noch einen Praxistipp für den Einsatz von ALLDATA, der Kapazitäten spart und zur Produktivität beiträgt:

ALLDATA zur internen Weiterbildung nutzen!
Die Arbeitsabläufe und Pläne, die wir bereitstellen, lassen sich optimal zur internen Weiterbildung beispielsweise von Auszubildenden oder Mitarbeitern mit wenig Berufserfahrung einsetzen. Dadurch, dass die Pläne dazu auffordern, sich Schritt für Schritt Arbeiten selbst anzueignen, wird die Eigeninitiative sowie das selbstständige Arbeiten der entsprechenden Mitarbeiter gestärkt. Zudem wird durch diese Weiterbildung Kapazität an anderer Stelle freigeräumt.