E-Rechnungen

Ab dem 1. Januar 2025 tritt ein neues Gesetz in Kraft, nach dem alle Unternehmen in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen gemäß den neuen Richtlinien zu empfangen und zu verarbeiten. Der ganze Prozess erfolgt digital. In der CEN-NORM EN 16931 werden die wichtigsten Kernelemente bestimmt.

Zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2027 gibt es eine Übergangszeit für die Umstellung auf E-Rechnungen: Bis zum 31. Dezember 2026 darf man statt einer E-Rechnung auch weiterhin eine andere Art elektronischer Rechnung – unter der Bedingung, dass der Empfänger zustimmt – oder eine normale Papierrechnung ausstellen. Für Unternehmer, welche im letzten Jahr weniger als 800.000 Euro erwirtschaftet haben, soll die Regelung bis zum 31. Dezember 2027 verlängert werden. Ab dem 01. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden können.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die nicht als Bilddatei (bspw. .jpg) oder in Papierform angelegt wird. Sie wird stattdessen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, typischerweise XML, erstellt. Dieses Format ermöglicht eine direkte elektronische Übertragung, Empfang und Verarbeitung der Rechnung, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Eine reine Rechnung (z.B. als PDF-Dokument), die per E-Mail versendet wird, gilt ab 2025 somit nicht länger als elektronische Rechnung.

Wer ist zu einer elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet?

Die elektronische Rechnungsstellung ist im B2B-Bereich ab 2028 für alle Unternehmen verpflichtend.

Bis dahin gibt es jedoch auch Ausnahmen. Dazu zählen Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, diese dürfen auch in Zukunft als »sonstige Rechnung« verbucht werden, also beispielsweise als PDF oder in Papierform.

E-Rechnungsformate - XRechnung und ZUGFeRD

Bei der E-Rechnung wird zwischen zwei Formaten unterschieden: XRechnung und ZUGFeRD. Eine XRechnung besteht aus einem strukturierten Datensatz in Form von einer XML-Datei. Bei der ZUGFeRD-Rechnung ist in die PDF eine XML-Datei integriert. Hier ist die XML-Datei nicht sichtbar, kann aber dennoch maschinell verarbeitet werden. Für Sichtprüfungen wird die PDF-Datei als Belegbild genutzt. Unternehmen benötigen ein Buchhaltungssystem, welches beide Formate verarbeiten kann.

Was gilt für Rechnungsempfänger?

Die neuen Regelungen gelten für alle Unternehmen, auch für solche, die hauptsächlich Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerausweis bedienen. Es ist ratsam, bereits vor dem Jahreswechsel die technischen Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen zu schaffen, da Lieferanten ab diesem Zeitpunkt möglicherweise auf E-Rechnungen umsteigen.

Im Gegensatz zur bisherigen Praxis ist für die neue E-Rechnung keine Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr erforderlich, es sei denn, die Rechnung entspricht nicht den neuen Standards oder fällt in Kategorien, bei denen keine E-Rechnungspflicht besteht. Bei Rechnungen an Endverbraucher bleibt jedoch weiterhin die Zustimmung des Empfängers für die elektronische Rechnungsstellung erforderlich.

Wie wird eine E-Rechnung versandt?

Da bislang keine spezifischen Vorgaben zur Übermittlung elektronischer Rechnungen bestehen, genügt vorerst die Übermittlung über das E-Mail-Postfach oder einer Anbindung zur Übertragung des elektronischen Datensatzes (XRechnung).

Was sind die Vorteile einer E-Rechnung?

Der elektronische Rechnungsaustausch bietet erhebliche Einsparpotenziale durch die Optimierung von Prozessen und internen Abläufen. Er ermöglicht die Reduzierung manueller Aufwände und vermeidet Medienbrüche. In der Regel zeigt sich der Return on Investment schon nach kurzer Zeit.

Wie kann WM bei der E-Rechnung unterstützen?

WM bietet seinen Kundinnen und Kunden schon heute eine elektronische Rechnungsstellung in Formaten wie beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD. Derzeit ist in den repdoc Warenwirtschaftssystemen ausschließlich XRechnung implementiert. Bis Ende des Jahres 2024, pünktlich zur Einführung der E-Rechnungspflicht im Januar, wird auch das ZUGFeRD-Format zur Verfügung stehen.

Zusätzlich müssen die Buchhaltungssysteme in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten. DATEV online ermöglicht beispielsweise die Verarbeitung von E-Rechnungen. Es besteht zukünftig eine direkte Schnittstelle zwischen repdoc und DATEV Unternehmen online (DUO).

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an Ihre/Ihren Ansprechpartnerin/Ansprechpartner bei WM.